Системным интеграторам мультимедийных проектов не понаслышке известна следующая ситуация: подготовительные работы на объекте вовремя не выполнены, дата открытия неумолимо приближается, время поджимает и, чтобы как-то компенсировать такое положение вещей, работать приходится в максимальном темпе. В принципе, ничего необычного для проектного бизнеса в этом нет. Именно поэтому особенно важно организовать проектную и строительную документацию максимально четко и эффективно. 

Несколько лет назад компания PKE Electronics GmbH в поиске подходящего решения остановила свой выбор на docutools, поскольку сочла его наиболее универсальным и удобным в использовании программным решением для строительной документации. Данный инструмент позволяет самым эффективным образом составлять документацию по находящимся в строительстве объектам.  Программа работает на компьютерах, планшетах и смартфонах;  причем пользоваться ей могут одновременно целые проектные команды, автоматизированно и тем самым экономя драгоценное время. 

Как это работает?

По большому счету, docutools – действительно простая в использовании программа, которая документирует все фактические данные по каждому помещению на определенный момент времени (их, кстати, нельзя удалить).  Помимо планов и описаний, такая документация включает также фото- и видеоматериал. При этом осуществляется автоматическое сопоставление данных между загруженными фотографиями и иными документами.

Существенным преимуществом использования программы docutools является документация на базе строительных планов.  Все планы можно загрузить в приложение и таким образом обеспечить всем участникам проекта доступ к их наиболее актуальной версии.

Затем с помощью мобильных приложений в планшете или смартфоне на планах можно отмечать определенные участки работ, проставляя метки, так называемые «пины», тем самым производя маркировку плана. На каждой из этих отметок будет сохраняться вся информация и соответствующие документы. На объекте это можно выполнить и в режиме оффлайн. Таким образом, все занятые в проекте сотрудники  всегда имеют полную картину актуального состояния документации.  

Кроме того, все участники проекта могут взаимодействовать друг с другом в рамках программы, например, распределять между собой задачи и выполнять их. Теперь нет необходимости рассылать коллегам бесконечно длинные таблицы по электронной почте, такой метод работы безнадежно устарел. 

Вот как описывают программу сами пользователи

Это программное обеспечение стало незаменимым помощником для руководителей проектов и участков производства работ, менеджеров объектов, да и для всей проектной команды в целом, поскольку оно значительно облегчает процесс работы над проектом во время строительных и монтажных работ. Благодаря программе docutoolsВы экономите ценное время и максимально эффективно контролируете процесс работ.

Специалист получает возможность буквально в хронологи-ческом порядке проследить за ходом работ, более детально рассмотреть конкретные пункты, так называемые «проблемные зоны» объекта, ведь во время предыдущих контрольных обходов он уже отметил текущее состояние таких участков, проставив соответствующие «пины», указав, на что ему и его коллегам стоит обратить внимание в последующие визиты.   Почему мы неоднократно упоминали такой фактор, как экономия времени? Да потому, что время в проектном бизнесе – наиболее ценный и невосполнимый ресурс, а коллеги, занятые в реализации проектов, наверняка оценят, что им не придется каждый раз ломать голову над формой отчетности, которая к тому же выглядит по-разному на каждом предприятии, создавая неудобства сотрудникам компаний – исполнителей смежных работ. Отчет актуального состояния составляется автоматически, требуется лишь сфотографировать соответствующие участки на объекте, а программа выполнит автоматическую систематизацию данных. Таким образом, отчеты становятся едиными и узнаваемыми для всех занятых на объекте компаний. 

Ориентированная на пользователя концепция сработала: программное обеспечение docutools было одобрено и признано рядом крупнейших генеральных подрядчиков и строительных организаций. 

Сформированные в программе еженедельные или ежемесячные отчеты о состоянии объекта могут использоваться в качестве основной составляющей как в официальной переписке между заказчиком и субподрядчиками (отчет о ходе работ),  так и на совещаниях и планерках. Эти документы позволят эффективно отслеживать процесс инсталляции, служат вспомогательным инструментом для исполнителей смежных работ и помогут получить быстрое и точное представление о текущей ситуации на объекте.

Рабочее время, затрачиваемое на создание такого отчета, минимально: не нужно бесконечно заниматься сортировкой фотоматериалов и поиском актуальных изображений; программа автоматически датирует изображения, присваивает им рубрики, а специалисту остается лишь прокомментировать изображение, обозначив  проблему, задержки по срокам или моменты, которые необходимо доработать, а все остальное программа сделает за него.

Программу docutools можно даже сравнить с картой для ориентирования на местности – теперь не придется вспоминать или листать записи, чтобы определиться, какие помещения и участки работ нужно обойти и проконтролировать. В этом помогут систематизированные данные на планах (включающих поэтажные планы, планы здания или планы конкретных участков здания), на которых уже проставлены соответствующие отметки «пинами», поэтому специалист просто ориентируется по предложенной программой карте и прокладывает свой путь от «пина» к «пину», чтобы зафиксировать текущее состояние.

 Программа работает как в онлайн, так и в оффлайн режиме. Когда вы работаете в режиме онлайн, фотографии и любая документация синхронизируется автоматически. В режиме оффлайн вы можете загрузить в программу фотографии и основные документы, а затем при наличии стабильного соединения с интернетом или Wi-Fi cоединения происходит последующая синхронизация данных. Еще одно cущественное преимущество: программа доступна как в настольной версии, так и для планшета и мобильного телефона; руководителям проектов или начальникам участков работ не нужен ноутбук при посещении строительной площадки, фотографии можно делать с помощью мобильного телефона или планшета и импортировать в программу сразу или синхронизировать позже. 

Даже после завершения проекта программа docutools может здорово пригодиться. По окончании строительства на объекте могут быть обнаружены строительные дефекты, которые могут стать предметом длительных споров или даже закончиться судебными разбирательствами. На выяснение того, какие дефекты были в наличии на определенный момент времени и кто должен нести за это ответственность обычно уходит много времени, сил и средств. Здесь как нельзя лучше пригодится функционал программы, который поможет точно соотнести каждый документ со временем и местом, а также определить его автора.

Звуковые описания меток (аудиофайлы), фотографии, видеофайлы, сделанные во время проставления «пина» могут быть использованы в процессе выяснения обстоятельств по заявленным дефектам. 

Программное обеспечение поддерживает разные языки и предлагает пользователям привлекательные тарифные планы. 

Фото:  © docutools,  © PKE